Tio löner i månaden: där lönekörningen slutar vara en sidouppgift

På många mindre företag i Göteborg sitter någon kvar på kontoret den 24:e varje månad, när de andra har gått hem. Det är sällan en löneadministratör. Det är ekonomiassistenten, kontorschefen eller vd:n själv, som lärde sig lönesystemet när företaget hade fyra anställda och fortfarande är den enda som kan det nu när de är fjorton.

Lönen skiljer sig från resten av administrationen på en punkt. En leverantörsfaktura som betalas två dagar sent får sällan några följder. En lön som blir fel ser den anställde på kontot samma morgon, och samtalet efteråt brukar inte vara trevligt för någon.

Mer att rapportera, och oftare

Sedan 2019 lämnar alla arbetsgivare arbetsgivardeklaration på individnivå. Varje månad redovisas lön, förmåner, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter per anställd till Skatteverket. För de flesta mindre företag ska deklarationen vara inne den 12:e månaden efter, i januari och augusti den 17:e. Förr försvann ett fel i en klumpsumma för hela företaget. I dag syns det på en namngiven person, och det är den personen som får frågor från Skatteverket eller Försäkringskassan.

Arbetsgivaravgiften på 31,42 procent är samma varje månad och sällan det som ställer till det. Tiden går åt till allt som ändras mellan två lönekörningar.

Sjukdom, semester och avtal på samma lönebesked

När någon blir sjuk betalar arbetsgivaren sjuklön under de första fjorton dagarna, med 80 procent av lönen och ett karensavdrag som motsvarar en femtedel av en genomsnittlig veckas sjuklön. Pågår sjukperioden längre ska den anmälas till Försäkringskassan inom en vecka efter dag fjorton.

Semestern är krångligare än den ser ut. Enligt semesterlagen har alla rätt till 25 semesterdagar. Månadsavlönade får oftast semesterlön enligt sammalöneregeln, alltså vanlig lön plus ett semestertillägg på minst 0,43 procent av månadslönen per semesterdag. Timavlönade får i stället minst tolv procent av sin semesterlönegrundande lön enligt procentregeln. Viss frånvaro räknas dessutom som intjänad semester, till exempel de första 120 dagarna föräldraledighet under ett intjänandeår. Den som slutar ska ha semesterersättning för dagar som inte tagits ut.

Har företaget kollektivavtal tillkommer avtalspension, ITP för tjänstemän och SAF-LO för arbetare, och ofta egna regler för övertid, ob-ersättning och sjuklön utöver lagens nivå.

Ingen av reglerna är svår att förstå var för sig. Svårigheten är att de gäller samtidigt och för varje anställd, och att den som kör lönen två timmar i månaden sällan hinner följa vad som ändrats sedan i våras.

Runt tio anställda brukar kalkylen vända

Någon exakt gräns för när det lönar sig att lämna över lönehanteringen finns inte, men resonemanget ser likadant ut på de flesta företag. Med tre anställda på fast månadslön tar lönekörningen en kvart. Med tio anställda, där några har timlön, en är föräldraledig, en har varit sjuk i tre veckor och en har sagt upp sig, tar den en arbetsdag, och ofta är det bara en person på företaget som kan göra den.

Det beroendet syns inte i någon budget, men det finns där. När lönekunskapen sitter hos en enda person räcker det med en uppsägning eller tre veckors semester i juli för att lönekörningen ska hamna i gungning. Frågan om en extern lönekonsult kommer därför ofta upp först när något av det redan har hänt, med nästa lönekörning om tio dagar.

Ett sätt att räkna är att ta antalet timmar lönen tar varje månad, lägga till tiden för rättelser och frågor från personalen och multiplicera med vad den personens timme kostar företaget. Jämför sedan med ett fast månadspris från en byrå. Blir det ungefär jämnt är det risken som avgör, och den brukar tala för att lämna över.

Vad byrån tar över och vad som stannar kvar

Upplägget hos redovisningsbyråerna liknar varandra. Actricia, en auktoriserad redovisningsbyrå på Datavägen i Askim som erbjuder lönehantering i Göteborg för allt från enskilda firmor till företag med ett femtiotal anställda, beskriver kedjan i tre steg. De anställda rapporterar tider, frånvaro och avvikelser i en mobilapp eller på webben. Arbetsgivaren attesterar. Byrån beräknar lönerna, betalar ut dem och tar hand om pensioner, semesterersättning, förmåner, sjukskrivningar, arbetsgivardeklarationer och kontakterna med myndigheterna.

När en ny medarbetare börjar sköter byrån också det administrativa kring lönen. Det är just den sortens uppgift som annars hamnar sist på listan en fredag eftermiddag.

Kvar hos företaget blir besluten: vem som anställs, vad lönen ska vara och att underlaget stämmer innan det attesteras. Attesten är värd att ta på allvar. Byrån räknar på det den får, och en frånvaro som aldrig rapporterades blir fel hur duktig lönekonsulten än är.

Auktorisationen tar en minut att kontrollera

Vem som helst får kalla sig lönekonsult. Titeln auktoriserad lönekonsult delas ut av Srf konsulterna, branschorganisationen för redovisning och lön, och kräver utbildning, dokumenterad erfarenhet och löpande vidareutbildning. Auktoriserade konsulter omfattas också av branschens kvalitetskontroller. För ett företag som ska lämna ifrån sig personalens löner är det den första frågan att ställa.

Frågorna som säger mer än timpriset

Börja med vem som rättar, och vem som betalar, om en lön blir fel. Svaret visar hur byrån ser på sitt ansvar, och det är bättre att veta innan det händer än efter.

Be också att få se byråns tidsplan för månaden. En sen attest är den vanligaste orsaken till sena löner oavsett vem som räknar, och det är lättare att hålla ett fast datum än ett ungefärligt.

Prismodellen är värd en extra minut för företag som planerar att växa. Ett fast pris i ett paket är lättare att budgetera än löpande timdebitering, eftersom ni då vet ungefär vad varje ny anställning kostar i löneadministration.

En tumregel

Om lönekörningen i dag bara kan göras av en person på företaget, och den personen egentligen har ett annat jobb, är det dags att räkna på alternativet. Gör det gärna under hösten. Årsskiftet är en naturlig tidpunkt att byta, och en byrå behöver normalt några veckor för att sätta upp lönerna innan den första körningen.